近年来,越来越多的外企在首轮面试中采取小组面试(Group Interview)的方式筛选应聘者。之所以这样做,主要是因为应聘者众多,小组面试能够节省工作时间,提高面试效率。此外,由于小组面试采取的是情景模拟和角色表演的方式,因而有助于应聘者较好地发挥其特长,展现其优势和各方面的能力。那么何为小组面试?小组面试是怎样进行的?应聘者在小组面试中需要注意什么?本文将就这几个方面进行深入剖析。
何为小组面试
小组面试是一种同时对多名应聘者进行集体面试的形式。小组面试主要采用情景模拟和角色表演的方式,让应聘者模拟参与某一实际商务活动情景(如讨论解决公司出现的问题等)。主考官通过观察每位应聘者的言行举止,来判断应聘者的口头表达能力、逻辑思维能力、辩论能力、说服能力、控制情绪能力、组织协调能力、处理人际关系能力、时间管理能力、非言语沟通能力(如应聘者的面部表情、身体姿势、语调、语速和手势等)等各方面的能力和素质是否达到招聘职位的要求。此外,主考官还会注意应聘者在整个面试过程中所表现出来的自信度、进取心、责任心、灵活性等个性特点和行为风格是否符合招聘公司的团体氛围。
小组面试如何进行
通常来讲,外企小组面试的过程一般分为三个部分:自我介绍、小组讨论和总结演讲。自我介绍部分要求每位应聘者做一个简短的自我介绍,时间一般为两分钟左右。自我介绍通常有两种形式:①要求应聘者做常规自我介绍,即简单介绍自己的一般情况;②要求应聘者按照面试现场所提供的话题介绍自己。
招聘方也会预先制作一些卡片,每张卡片上有一个话题。这些话题涉及应聘者的工作经验、性格特征等各方面的综合素质,例如:你以前所取得的最大成就是什么?你最大的缺点是什么?你的求职目标是什么?你的五年发展计划是什么?主考官会要求应聘者随机抽取卡片来介绍自己。
在小组讨论部分,主考官会将应聘者分成每组5～8人的几个小组,每组配以1～2名主考官,要求每个小组就某一话题展开讨论。讨论的时间一般为二十分钟左右。这种小组讨论的形式也称为无领导小组讨论(leaderless group discussions)。在这种无领导小组讨论中,主考官不会为应聘者指定特别的角色,也不会为应聘者指定应该坐的位置,而是让所有应聘者自行安排、自行组织。主考官只是观察应聘者的表现,对应聘者做出评价。
小组讨论的话题通常是要求小组成员讨论一个与工作相关的问题,并寻找该问题的解决方法,或要求小组成员通过商讨,完成一项预先设置好的任务。而具体话题的选择往往取决于招聘职位的要求。下文列举了八个常见小组讨论话题,分别涉及行政、人力资源、促销、销售、采购、财务、公关、管理等应聘职位:
① 行政:The company will hold its annual business meeting in Hong Kong. There is a list of the hotels to choose from. The hotels’ rates, facilities, distances to the airport, and so on are provided. Discuss the situation together and select the most suitable one.
② 人力:The company needs to relocate several members of staff to a new branch opening in another part of the country. Discuss and decide together: which types of financial incentives the company could offer to staff; what information staff would need to know about the new location.
③ 促销:The company plans to produce a new car model and to target consumers between 18 and 25 years old. Discuss and decide together: which features of a car might be important to the target group; where the company could advertise the car.
④ 销售:The company is going to entertain a group of foreign clients for three days, including one non-working day. Discuss and decide together: what kinds of activities would be suitable for the visit; what information it would be useful to know about the clients before finalizing the program.
⑤ 采购:The company is going to buy or rent office equipment. Discuss and decide together: what the advantages and disadvantages of buying office equipment are; what the advantages and disadvantages of renting office equipment are.
⑥ 财务:The company is going to cut operation costs. Discuss and decide together: what reasons there might be for the high operation costs; how staff can be encouraged to help reduce costs.
⑦ 公关:The company would like to introduce a newsletter to send to its customers regularly. Discuss the situation together and decide: what kinds of articles and information should be included in the newsletter; what the newsletter should look like and how often it should be produced.
⑧ 管理:The company is sending a group of employees away together for three days to encourage them to work as a team. Discuss and decide together: what practical arrangements the company needs to make before the trip; which work and leisure activities would be suitable for the group.
小组面试的第三部分为总结演讲。在这部分中,主考官通常要求小组代表就所讨论的内容做一个简短陈述,时间一般为3～5分钟。小组代表可以由小组成员推荐产生,也可以由某一小组成员自荐产生,一般主考官不会具体指定哪一位应聘者代表小组发表演讲。演讲的目的主要是陈述小组讨论的结果。演讲结束后,主考官会对每个小组以及各小组成员的表现进行评估。
注意事项
对小组面试的定义与过程有了一个清晰的了解之后,应聘者在参与小组面试的过程中还需要注意以下事项:
1. 穿着得体,着装正式。
主考官会观察应聘者是否自信、真诚、友好。他们做出评价的主要依据大部分来自他们的视觉信息。因此应聘者应该穿着得体,一般来说应该着装正式。
2. 自我介绍时思路清晰,语言简明。
应聘者应当在面试前准备好一个两分钟左右的自我介绍,最好能够将其背熟,以便面试时能自如发挥。同时注意最好不要表现出自己在背诵,而是应该自然、流畅地介绍自己。如果主考官要求应聘者以抽取卡片的形式选择话题来介绍自己,应聘者也不要手足无措、乱了方寸,一定要保持冷静,沉着回答问题。回答问题时,应聘者要保持思路清晰,表达简洁、明确,切忌拖沓冗长、言之无物。
3. 小组讨论时找好自己的角色,表现出充分的团队合作精神。
小组讨论是小组面试的核心部分,应聘者在这部分的表现好坏将决定整个面试成功与否。应聘者发表看法时,言辞不要咄咄逼人,不要将自己小组成员视为竞争对手。应聘者要牢记小组讨论的目的是通过有效的团队合作,达成一致意见或共同寻求解决问题的方法,因而应聘者要有充分的团队合作精神。应聘者应该根据现场情况和自身特点来选择自己的角色,如领导者、助理、计时员、记录员等。一旦应聘者确定了自己的角色,就应当充分履行其承担的职能,否则就会被主考官排除在外。最后,笔者建议应聘者在面试前可以就上文提到的话题和同学、同事或朋友模拟练习,做好充分准备。
4. 总结演讲时思路清晰,语言流畅,举止得体。
在总结演讲中,应聘者一般要注意三方面。首先,结构要清晰。演讲的具体内容一般应该包括开头、主体、总结、回答问题、结束演讲等部分。其次,语言要流畅。应聘者使用的语言应尽可能正确、规范、正式,措辞要礼貌得体。最后,举止要得体。应聘者应着装正式,神情自然,与听众保持恰当的视线交流。
自我介绍
笔者在上文中提到,自我介绍通常有两种形式:常规自我介绍和根据特定话题的自我介绍。
1. 常规自我介绍
在进行常规自我介绍时,应聘者应根据职位的要求,重点介绍自己与应聘职位相关的资历和工作经验,同时也可以说明自己所具备的与该职位要求相符的个人素质和性格特征,并辅以例证,从而使自己陈述的每个细节都成为具有说服力的闪光点,向面试官传递一个信息:你是最适合这个职位的。这些亮点也会提升应聘者的“前三分钟印象值”,有利于其顺利进入第二轮面试。下面提供两个简短的范例供应聘者参考:
范例1:In my previous position, I worked as part of a team on a number of projects. A big project I was involved in at HDC Corporation was writing a new safety policy. It was a really in-depth project, so I put together a safety review committee. We worked together for a month to identify the safety needs of the various departments and what procedures would meet those needs. Our policy has been well accepted and safety problems have decreased in all areas.
范例2:I’m independent and persistent. Regardless of the task or challenge, I always established and maintained benchmarks of performance and standards of excellence. I’m innovative, and I’m also an effective decision-maker. I have always sought out innovative solutions to challenging problems to maximize profitability. I have never sought to maintain the ‘status quo’. An organization that does not change and grow will die. I would enjoy working with you to help define new market opportunities in order to achieve the organization’s goals.
在范例1中,应聘者通过举例强调了自己的相关工作经验;在范例2中,应聘者通过例证展示了自己的个性特征。在实际面试中,应聘者可以将二者结合起来一起阐述,以突出自己的综合优势。
2. 根据特定话题的自我介绍
应聘者在回答特定的话题时,不要误以为提供的信息越丰富、越详尽,就越对自己有利。应聘者的回答不仅要尽量做到思路清晰、简洁明了,还应根据应聘职位的要求强调重点信息,缩减次要信息,并且尽可能举例说明。如果所抽到的话题是有关以往工作中的失败、过失等负面话题时,应聘者可以试着采取以下的结构框架来回答:①你做了什么?②你为什么这样做?③你从中学到了什么?例如,如果应聘者抽到的话题卡是:“请说明你上一份工作中最大的失误是什么?”可以按照上述的三个步骤,参考下面的回答:
范例3:I would say my biggest mistake in my previous job is that I wasn’t able to keep a good employee who had been in our department for three years. His new job responsibilities required him to use computer skills. I offered to send him to night classes, but he refused the help. I had no option but to remove him. In hindsight (事后想来), if I had encouraged him to attend training earlier, he would have had no problem with the new duty. Now I often encourage my group to attend seminars and courses to update their job skills.
小组讨论
在所有的应聘者做完自我介绍之后,面试进入第二个环节,即小组讨论。在小组讨论过程中,应聘者应注意以下几个方面:
1. 在发言时要积极主动,大胆发言,思维要缜密,同时要注意与其他成员的合作。
① 积极主动,大胆发言:在讨论前,应聘者应主动向小组的其他成员做自我介绍。讨论开始后,要尽可能积极主动地亮出自己的观点,切忌胆小怯场,沉默不语。这样不仅可以给主考官留下较深的印象,还有可能引导其他应聘者阐述其思想和见解,从而担当起小组领导者的角色。不过这里也要提醒应聘者不要走向极端,过于表现自己,否则会显得做作、功利,引起主考官的反感。
② 思维缜密:应聘者在发表观点时应言简意赅、观点鲜明,而且论证要充分、缜密。切忌夸夸其谈或不着边际地东拉西扯。
③ 充分合作:在讨论过程中,应聘者不要一个人滔滔不绝,垄断整个发言,这样容易使其他小组成员产生反感情绪。要尽可能与其他成员沟通、交流,让其他人有机会发言。倘若讨论中出现冷场,应聘者可以主动引导其他成员阐述自己的观点,同时将大家的观点联系在一起。这样不仅能显示出应聘者的大度,还能表现出应聘者的组织能力。
2. 认真倾听别人的发言,细心记录。
① 认真倾听:应聘者可以通过倾听来捕捉某些对自己有用的信息,同时洞察其他人发言中的不妥之处,取长补短,以使自己的应答更具说服力。这样会给主考官留下沉着、稳重、有见地的印象。
② 细心记录:其他小组成员在发表观点时,应聘者可以将有关的观点记录下来或加以简单分析,这样做有助于给主考官留下深刻印象,让他们对你另眼相看。
3. 在反驳对方的观点时,要驳斥有力,礼貌得体。
① 辩驳有力:反驳对方的观点时,应聘者应在先肯定对方部分观点的基础上提出自己的不同意见;在阐释自己观点的过程中,可强化对方观点的错误之处,表明自己观点的正确性,通过有理有据的对比使听者信服。
② 礼貌得体:应聘者应表现出友好、诚恳的态度,言辞不能咄咄逼人,更不能恶语伤人。
4. 在讨论结束前,应抓住机会,率先做出总结。
在讨论结束前,应聘者若能抢先一步把各成员的观点一一点评总结,分析其优劣,然后亮出自己的观点,那么无形中便凸显了自己的领导角色。这样,在第三部分就很有可能担任小组代表,进行总结演讲。
此外,在小组讨论过程中,应聘者应特别注意自己的语言表达。所使用的英语表达要准确(correctness)、清晰(clearness)、简洁(conciseness)、礼貌(courteousness)。下表提供了一些常见的商务会谈语句供应聘者演练:
总结演讲
小组讨论结束后,便是小组面试的最后一个环节——总结演讲。在这一简短演讲中,应聘者需要注意以下两个方面:
1. 演讲结构要清晰,语言表达要流畅。
一般来讲,商务英语演讲的结构主要包括五部分:①开头;②主体;③总结;④回答问题;⑤结束演讲。这五部分的具体内容和常见功能句型可以参见下表:
2. 恰当使用身体语言。
应聘者在演讲时应做到举止大方,恰当使用身体语言,包括自然的面部表情、适当的手势以及与听众适当的眼神交流等。